Hinweisgebersystem

Mittlerweile finden sich in vielen Gesetzen Vorgaben zur Einrichtung von Hinweisgeberstellen, etwa in den § 8 Abs. 1 LkSG, § 25a Abs.1 S. 4 KWG, § 33 Abs. 1 S. 1 WpHG, § 23 Abs. 6 VAG, § 55b Abs. 2 S. 2 Nr. 7 WPO und § 28 Abs. 1 S. 2 Nr. 9 KAG.

Nach dem neuen Hinweisgeberschutzgesetz ist die Einrichtung einer Hinweisgeberstelle für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern verpflichtend.

Für die Compliance-Praxis besonders wichtig ist die Frage, wie nach dem Eingang eines Hinweises weiter zu verfahren ist. So muss dem Hinweisgeber nachdem neuen HinweisgeberschutzG innerhalb von sieben Tagen nach Eingang derMeldung eine Eingangsbestätigung zu gehen, und spätestens nach 3 Monaten soll der Hinweisgeber über die eingeleiteten Folgemaßnahmen informiert werden.

Aus Unternehmenssicht besonders wichtig ist die Einleitung von Folgemaßnahmen, also unternehmenseigene interne Ermittlung zurAufklärung des Vorfalls. Die Definition eines solchen Prozess steht im ureigenstenInteresse des Unternehmens. Es ist daher von zentraler Bedeutung, zum Schutz aller Beteiligten klare Prozesse und Eskalationswege für den Umgang mit dem Hinweis bis zur Einleitung und Durchführung unternehmenseigener Ermittlungen zu definieren. Dies dient zum einen der Gewährleistung der Unschuldsvermutung für die verdächtigten Personen. Zum anderen ermöglicht dies dem Compliance-Beauftragten eine unabhängige Durchführung von Ermittlungen und stärkt so seine Position.

Seit dem 2. Juli 2023 regelt das Hinweisgeberschutzgesetz die Einrichtung von Meldestellen für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern.

Zur Umsetzung sieht die Richtline eine Vielzahl von neuen Pflichten für Unternehmen vor:

‍Meldekanäle

‍Hinweisgeber sollen die Möglichkeit erhalten, Meldungen entweder schriftlich, persönlich, telefonisch oder per E-Mail abzugeben.  Auf Verlangen des Hinweisgebers soll auch ein persönliches Treffen ermöglicht werden. Unabhängig vom Meldekanal muss die Vertraulichkeit des Hinweisgebers geschützt werden. Pro Honore e.V. steht für die Mitgliedsunternehmen als Meldestelle zur Verfügung.

Vertraulichkeit

‍Alle personenbezogenen Daten, sowohl die des Hinweisgebers als auch etwaiger anderer Personen, unterliegen dem Vertraulichkeitsgebotund sind von der Meldestelle zu schützen.

Datenaufbewahrung

‍Alle Meldungen inkl. aller Dokumente sind so sicher aufzubewahren, dass sie in einem möglichen gerichtlichen Verfahren als Beweismittel zur Verfügung stehen.

Zuständigkeit im Unternehmen

‍Innerhalb des Unternehmens soll eine Person zum Erhalt und zur Nachverfolgung der Meldungen bestimmt werden. Dies können u.a. sein: Compliance Officer, Personalleiter, Unternehmensjurist, Finanzdirektor, Mitglied des Vorstands oder der Geschäftsführung. Unternehmen können die Bearbeitung von Hinweisen auch auslagern z.B. an einen externen Ombudsmann.

Bearbeitungsfristen

‍Die zuständige Person muss dem Hinweisgeber innerhalb einer Frist von 7 Tagen den Eingang der Meldung bestätigen. Innerhalb einer Frist von 3 Monaten muss der Hinweisgeber über die ergriffenen Maßnahmen, den Stand der Ermittlungen und deren Ergebnis in Kenntnis gesetzt werden.

Informationspflichten

‍Das Unternehmen ist verpflichtet, den Mitarbeitern Informationen über den unternehmensinternen Meldeprozess, sowie über die Möglichkeit des alternativen Meldewegs an die zuständige Behörde bereitzustellen.

Sanktionierung

‍Unternehmen, die das Melden von Missständen vereiteln oder versuchen zu vereiteln oder eine Repressalie ergreifen, begehen eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld von bis zu EUR 50.000 geahndet werden kann. Sorgt ein Unternehmen gar nicht für die Einrichtung einer Meldestelle, kann dies ein Bußgeld bis zu EUR 20.000 nach sich ziehen. Bei sonstigen Verstößen droht ein Bußgeld von bis zu EUR 10.000.

Empfehlungen

‍Aus Unternehmenssicht besonders wichtig ist die Einleitung von Folgemaßnahmen, also unternehmenseigene interne Ermittlungen zur Aufklärung des Vorfalls. Die Definition eines solchen Prozesses steht im ureigensten Interesse des Unternehmens. Es ist daher von zentraler Bedeutung, zum Schutz aller Beteiligtenklare Prozesse und Eskalationswege für den Umgang mit dem Hinweis bis zur Einleitung und Durchführung unternehmenseigener Ermittlungen zu definieren Dies dient zum einen der Gewährleistung der Unschuldsvermutung für dieverdächtigten Personen. Zum anderen ermöglicht dies dem Compliance-Beauftragteneine unabhängige Durchführung von Ermittlungen und stärkt so seine Position. Pro Honore e.V. hilft Ihnen gern bei der Umsetzung der Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes .

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Eine Vielzahl internationaler Gesetze fordert die Einrichtung und Unterhaltung von Compliance-Systemen und damit verbunden Hinweisgebersystemen, welche insbesondere die Anonymität von Hinweisgebern schützen sollen.

Teilweise gelten diese Verpflichtungen nur für Unternehmen mit Geschäftsbeziehungen in den jeweiligen Ländern, teilweise auch darüber hinaus.

Stellvertretend für andere Gesetze können die US-amerikanischen Regelungen im Sarbanes-Oxley Act von 2002 und im Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) von 1977 als Beispiel angeführt werden: Hierdurch werden Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen mit Einrichtungen in den USA pflegen, dazu angehalten, ein effektives Compliance-System einzurichten. Dazu zählt auch ein Hinweisgebersystem. Bei einer Nichtbeachtung drohen empfindliche Sanktionen durch Behörden der USA.